תהליכים שנולדו לסקייל, אבל הורגים תגובתיות

כדי להבין למה תהליכים ארגוניים שוברים מערכות חיות, צריך לעצור רגע ולהגדיר שני מושגים בסיסיים - סקייל ו-תגובתיות.

מה זה סקייל

סקייל הוא היכולת של ארגון או מערכת:

• לגדול במספר משתמשים
• לגדול במספר צוותים
• לגדול בכמות השינויים

מבלי שהכאוס ייצא משליטה.

כדי לאפשר סקייל, ארגונים ממציאים תהליכים: אישורים, טפסים, ועדות, שלבים ברורים. המטרה שלהם אחת: למנוע טעויות כשהמערכת והארגון גדלים.

מהי תגובתיות

תגובתיות היא היכולת של מערכת וארגון:

• לזהות בעיה בזמן
• להבין שהיא דחופה
• ולפעול במהירות סבירה

גם כשלא הכול ברור, גם כשאין זמן לאישור מושלם, וגם כשהמצב חורג מהתסריט.

תגובתיות אינה מהירות טכנית בלבד - היא מהירות קבלת החלטות.

הבעיה: סקייל ותגובתיות מושכים לכיוונים הפוכים

תהליכים שנועדו לסקייל עושים דבר אחד מצוין: הם מאטים.

הם מכניסים חיכוך מכוון, כדי לוודא שכל שינוי עבר מספיק עיניים, מספיק בדיקות, ומספיק אישורים.

אבל מערכת חיה לא נשברת בזמן שגרה. היא נשברת ברגעים שבהם צריך להגיב.

ושם - אותם תהליכים בדיוק הופכים ל-single point of failure.

איך זה נראה בפועל

בארגון קטן: מזהים תקלה → מדברים → משנים.

בארגון גדול: מזהים תקלה → פותחים ticket → מחכים לאישור → בודקים השפעה → מעדכנים stakeholders → ורק אז אולי משנים.

כל שלב נראה הגיוני. אף אחד לא פועל בטיפשות.

אבל יחד - התגובה מאחרת.

מתי תהליך הופך למסוכן

תהליך הופך למסוכן כשהוא:

• אחיד למצבי שגרה ולמצבי חירום
• לא מאפשר חריגה מבוקרת
• מתגמל ציות, לא שיפוט

בשלב הזה, הארגון אינו מגיב למציאות - הוא מגיב לתהליך.

האשליה: “זה המחיר של סקייל”

נהוג לומר: “בארגון גדול זה חייב להיות ככה”.

אבל זו רק חצי אמת.

המחיר של סקייל אינו בהכרח איטיות - אלא חוסר הבחנה.

ארגונים אחראיים יודעים להבדיל בין: מצב יציב → שבו תהליך מגן ומצב חריג → שבו תהליך חונק

השורה התחתונה

תהליכים אינם רעים. הם חיוניים לסקייל.

אבל תהליך שאינו יודע לפנות מקום לשיקול דעת - יהרוג כל תגובתיות.

ומערכות חיות, בלי תגובתיות, לא שורדות לאורך זמן.

מבט קדימה

אם תהליכים אחידים שוברים תגובה, אולי הבעיה אינה רק במהירות - אלא בעצם הדרישה ל”יישור קו”.

בפוסט הבא נעסוק בשאלה: למה “יישור קו” הוא לעיתים המושג הכי מסוכן בארגון.